Neu!

Landesverband Sachsen der Kleingärtner e.V.

Aktuelles:
04.12.2017 07:43

Preisträger im Landeswettbewerb geehrt

Staatsminister Thomas Schmidt ehrte die Preisträger im Landeswettbewerb "Gärten in der......[mehr]

03.11.2017 13:51

Landeserntedankfest

Sächsische Kleingärtner präsentierten sich beim 20. Landeserntedankfest 2017 in......[mehr]

Onlinebanking über die KGV-Software

Seit dem Jahr 2000 gibt es die sächsische Vereinssoftware, die Vorstandsmitgliedern die bürotechnische Arbeit erleichtern soll. Die ständige Weiterentwicklung ließ zwischenzeitlich diese Software zu einem komplexen Programm anwachsen. So gibt es mit Sicherheit einige Bereiche, die weniger bekannt sind und deshalb vom Anwender kaum genutzt werden. Diese Möglichkeiten möchten wir hier vorstellen, da diese „kleinen Helfer“ die Arbeit wesentlich erleichtern können.
Viele Vereine haben als Dienstleistung für ihre Mitglieder schon Überweisungsträger ausgefüllt, um den Zahlungsverkehr zu erleichtern. Besonders mit der Einführung von SEPA und der extrem langen IBAN-Nummer gewinnt diese Dienstleistung des Vereins noch größere Bedeutung. Dies lässt sich ohne Probleme mit der KGV-Software realisieren – vorausgesetzt, es werden die richtigen Vordrucke genutzt.
Wir gehen sogar noch einen Schritt weiter: Es besteht die Möglichkeit, ein Lastschriftverfahren vorzubereiten, das in den Folgejahren nahezu automatisiert ab- läuft. Ebenso funktioniert die Software für wiederkehrende Überweisungen. Die KGV-Software fertigt ein „Datenpaket“, welches über eine Schnittstelle für eine Onlinebanking- Software, wie z.B. „Star- Money“, bereitgestellt wird. Anwendbar ist dieses Modul natürlich sowohl für die Verbands- als auch für die Vereinsversion, selbst mit der älteren LSK-Software bestand diese Möglichkeit schon. Nachfolgend wird es am Beispiel der KGV-Vereinsversion vorgestellt: Zunächst werden im Bereich „Vereins-Daten“ unter „Finanzdaten“ alle finanztechnisch notwendigen Daten für den Verein eingegeben. Dann erfolgt der Wechsel zu den Mitgliedsdaten, hier im Bereich „Allgemein“ genügt es, wenn die BLZ und die Kontonummer eingegeben werden, BIC und IBAN werden automatisch berechnet. Bei „Zahlungsart“ wäre demnach „Lastschrift“ auszuwählen, nun kann der Pächter zwischen einer jährlichen oder halbjährlichen Abbuchung entscheiden. Im Feld „SEPA-Datum“ wird das Datum vermerkt, als die Pächter erstmals über die Durchführung des SEPA-Lastschriftverfahren schriftlich informiert wurden. Die Betätigung des blauen Pfeils rechts neben diesem Feld setzt bei jedem Pächter dieses Datum automatisch ein. Durch die Bank wird des Weiteren eine SEPA-Mandatsreferenz gefordert; lässt man dieses Feld leer, dann setzt die Software automatisch die Mitgliedsnummer ein. Als vorbereitende Arbeiten ist dies bereits ausreichend. Wurden nun die Rechnungen allen Mitgliedern zugestellt, dann kann bereits eine Woche vor dem Lastschrifttermin mit dem eigentlichen Lastschriftverfahren begonnen werden. Im Bereich „Rechnungen“ auf den Button „F“ (Hilfs- Funktionen) gehen. Hier ermöglicht der Bereich „offene Rechnungen je nach Zahlungsart markieren …“ die jetzt für uns relevante Auswahl von „Lastschrift – jährlich“, „Lastschrift – halbjährlich“ und „Alle Lastschriften (J+H)“. Haben wir nur jährliche Zahler, ist es einfach, wir nutzen „Lastschrift – jährlich“, schon sind die Positionen gekennzeichnet. Bei gemischten Zahlern (jährlich und halbjährlich) wird am Jahresanfang „Alle Lastschriften (J+H)“ genutzt, im zweitem Halbjahr dann „Lastschrift – halbjährlich“.
Der nächste Schritt ist nun „Lastschriften für selektierte Rechnungen erzeugen“. Es kommt nun eine Mitteilung „xx Lastschriften für SEPA wurden erzeugt“. Wir verlassen den Bereich „Rechnungen“ und nutzen den Button rechts daneben „Überweisungen“. In diesem Fenster finden wir die eben selektierten Datensätze wieder, können diese nochmals vergleichen. Übrigens von dieser Stelle aus könnten wir auch die Überweisungsträger für unsere Mitglieder ausdrucken, wenn wir das Lastschriftverfahren nicht oder noch nicht nutzen wollen. Aber zurück zum Lastschriftverfahren. Auch hier wieder den Button „F“ nutzen, zuerst „alle offenen Lastschriften markieren“, danach „aus markierten Zeilen SEPA-Datei erzeugen“ – ein neues Fenster öffnet sich. An dieser Stelle wird das Ausführungsdatum eingetragen. Der Zeitpunkt, an dem die Abbuchung auf dem Konto des Kleingärtners erfolgen soll; es darf jedoch nicht vor jenem Zeitpunkt sein, welcher dem Kleingärtner auf der Rechnung mitgeteilt wurde.
Hierbei muss beachtet werden, dass unsere Auftragserteilung maximal eine Woche vor dem Abbuchungstermin sein darf, aber mindestens drei Tage. Bei „Sequenztyp“ ist auszuwählen, ob es die erste, eine nachfolgende, eine einmalige oder die letzte Lastschrift ist. Der „Kontrolllauf“ zeigt uns die Anzahl und die Gesamtsumme der Lastschriften an. Kommt keine Fehlermeldung, kann nun über den Button „SEPA-Datei erzeugen“ diese erstellt werden. Eine Liste wird ausgedruckt und gleichzeitig die Datei erzeugt. Nun der Hinweis, dass das „LS_Datum“ gesetzt wird, dies verhindert die Erzeugung einer zweiten Lastschrift von dieser Rechnung (also „Ja“ anklicken). Nun können wir das gesamte Programm schließen.
Im Unterverzeichnis „KGV“ befinden sich nun zwei Dateien, einmal „DTAUSPROTO“ und „SEPAO“, die letztere wird zum Import in die Onlinebanking-Software benötigt. Mittels von zwei Klicks ist dann die Lastschrift beim Kleingärtner erfolgt. Im zweiten und allen weiteren Jahren ist das Lastschriftverfahren dann noch einfacher. Wichtig ist auch hier: Eine regelmäßige Datensicherung erspart Ihnen viel Arbeit, wenn der PC „mal den Geist aufgibt“.

Lothar Fritzsch
Leiter AG „Neue Medien“