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Landesverband Sachsen der Kleingärtner e.V.

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Erstellung einer Rechnung (bis zum Ausdruck)

Im Bereich „Vereine“ (Button roter Karteikasten) – „Abrechnung“ und „Rechnungsform“ – werden die Rechnungsformulare und ebenso die erste und zweite Mahnung erstellt. Zunächst zur Rechnung: Eine gut beschriebene Anleitung dazu ist im Handbuch unter den Punkten 4.3.1.1 bis 4.3.1.4 zu finden. In diesem Zusammenhang sollte an dieser Stelle auch das Formular für die erste und zweite Mahnung erstellt werden.
Die Auswahl des aktuellen Formulars wird über das Fenster, in dem wir uns eben befinden, über den Reiter „Aktuelle Formulare“ eingestellt. Hier sollte unter „Aktuelles Rechnungsformular“ die Auswahl auf „VE Rechnung“ fallen. Nun wird im Bereich „Vereine“ (Button roter Karteikasten), „Abrechnung“, zuerst das gewünschte Abrechnungsjahr eingestellt. Im Reiter „Alles“ befindet sich eine Übersicht, was in die künftige Rechnung einfließen könnte. Mittels Doppelklick auf die einzelnen Zeilen öffnet sich jeweils ein neues Fenster, in dem die Details der künftigen Rechnungspositionen erkennbar sind. Insbesondere sind die Informationen des grünen Infotextes zu beachten. Sind wir nun überzeugt, dass unsere eingegebenen Daten richtig und vollständig sind, können wir mittels des blauen Pfeils die Zuordnung der Kostenarten zu den Mitgliedern vornehmen. Jetzt werden die Vorgaben auf die einzelnen Mitglieder übertragen und dabei mit den jeweils vorhandenen Daten der einzelnen Mitglieder verbunden. Ein Beispiel dazu: Pacht – der Preis pro m² wird aus der eben erstellten Vorgabe auf Vereinsebene genommen und die Anzahl der m² aus der hinterlegten Größe aus der Parzellenverwaltung. Mit dem Klick auf den gelben Pfeil (Berechnung der Sollstellungsbeträge) werden die Vorgaben abgeglichen und der Pachtbetrag für die Rechnungserstellung berechnet.
Aber bevor dieser Schritt ausgeführt wird, sollte eine Datensicherung erfolgen. Denn sollte sich herausstellen, dass uns ein Fehler unterlaufen ist, haben wir eine Möglichkeit zur Korrektur. Nachdem die Sicherheit gewährleistet ist, kann die Arbeit fortgesetzt werden. Ein Klick auf den gelben Pfeil gibt die Auswahl an „Berechne Sollstellung für ausgewählte Kostenarten bei allen Mitgliedern“ oder „Berechne Sollstellung für angezeigte Kostenarten bei allen Mitgliedern“. Bei der Ersterstellung der Jahresrechnung kann durchaus die letztere Variante genutzt werden. Die erste Variante ist mehr für Nachberechnungen gedacht oder zum Testen einzelner Funktionen. Mit beiden Varianten werden die berechneten Sollstellungen für die Rechnungserstellung vorbereitet. Der letzte Schritt der Rechnungserstellung ist der Klick auf den roten Pfeil (Mitgliederrechnung erstellen) – auch hier stehen mehrere Varianten zur Verfügung. Um eine letzte Kontrolle durchführen zu können, sollte die Möglichkeit der Erstellung einer „Kreuztabelle“, der Unterbereich „über Kostenarten (alle offenen)“, genutzt werden. Hier sind alle Rechnungsempfänger (Mitglieder) aufgelistet mit den dazugehörigen Rechnungspositionen wie Beiträge, Pacht, Wasser- und Energieverbrauch usw. Bei größeren Vereinen könnte diese Liste etwas unübersichtlich sein, deshalb kann man diese auch in Excel übertragen (in der Buttonzeile, neunter Button von links). An dieser Stelle besteht immer noch die Möglichkeit, Korrekturen in den Rechnungspositionen vorzunehmen. Ist alles korrekt, wieder der rote Pfeil, die Variante „Rechnungen für Sollpositionen des aktuellen Geschäftsjahres für alle Mitglieder erstellen“ sollte genutzt werden, wenn keine Rückstände aus den Vorjahren vorhanden sind. Die Position „Rechnungen für alle offenen Sollpositionen für alle Mitglieder erstellen (auch Vorjahre)“ ist dazu gedacht, die Jahre zurückliegenden finanziellen Forderungen mit auf die neue Rechnung zu bringen.
Die nun erstellten Rechnungen sind im „Startfenster“ (alle offenen Fenster schließen), obere Reihe, vierter Button von links, zu finden. Solange noch kein Ausdruck der Rechnungen erfolgte, sollte der Button „ZD“ und „NR“ aktiviert sein, um diese Rechnungen sichtbar zu machen. Jede Zeile entspricht hier einer Rechnung, mit einem Doppelklick auf das entsprechende Mitglied wird eine Übersicht über die Rechnung des jeweiligen Mitgliedes geöffnet. An dieser Stelle können Änderungen vorgenommen werden, die bisher noch nicht zur Verfügung standen. Die Rechnungspositionen (Abrechnungsjahr, Zahlungsziel) können in der Reihenfolge mit den roten Pfeilen (nach oben oder unten) in der Rechnung verändert werden. Auch einmalige Positionen, die sich im Verein kaum wiederholen werden, können hier eingefügt werden. Ein Verein erhält durch Zufall, stark preisreduziert, eine geringe Anzahl von Gartenfachbüchern, die an die Mitglieder veräußert werden können. Somit lohnt es sich nicht, eine neue Position in den Konten aufzunehmen. Ein Klick auf den Button „+“ – und es öffnet sich ein neues Fenster. Hier werden die notwendigen Eintragungen vorgenommen, bei „Konto“ sollte dann „sonstige Einnahmen“ genutzt werden. Sind wir überzeugt, dass alle Rechnungen richtig und vollständig sind, kommen wir nun zum Ausdruck dieser Rechnungen. Zurück zum „Startfenster“, vierter Button von links, bei „Rechnungen“ ist zunächst zu entscheiden, ob die Rechnungen direkt auf den Drucker geleitet oder ob davor eine Druckvorschau geschaltet werden soll. Eine Auswahl zur Form der Rechnungsstellungen erfolgt bei „Drucken“ (neunter Button von rechts). Es besteht die Möglichkeit, auf Papier zu drucken oder im PDF-Format als E-Mail zu versenden. Jetzt gehen wir auf „Markieren von Rechnungen …“ mit dem Unterverzeichnis „bisher nicht gedruckte Rechnungen“ oder „bisher nicht gedruckte Rechnungen mit E-Mail-Adresse“. Danach wird die Rechnung nach dem jeweilig ausgewählten Format erstellt und an den Pächter versandt.
Die nunmehr erstellten Rechnungen gehen in den einzelnen Positionen als offene Posten in die Buchhaltung ein. Bezahlen die Pächter den exakten Rechnungsbetrag, werden alle Positionen mit einem einzigen Klick automatisch verbucht. Einfacher kann eine Buchhaltung nicht sein.
Lothar Fritzsch Leiter AG „Neue Medien“