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Landesverband Sachsen der Kleingärtner e.V.

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Erstellung einer Rechnung (Vorarbeiten)

Eine Rechnung erstellt der Verein an seine Mitglieder meist nur einmal im Jahr. Das hat zur Folge, dass man sich alle Jahre wieder die Frage stellt: Wie war das doch gleich? Dann ist es schön, wenn es eine Möglichkeit gibt nachzulesen, wie man das im vorangegangenen Jahr gemeistert hat. Es ist sinnvoll die Software so einzurichten, dass die Erstellung der Rechnung und die Vereinsbuchhaltung eine Einheit bilden. Wird eine Rechnung an die Mitglieder erstellt, so ist diese gleichzeitig die Vorlage für die Buchhaltung (offene Posten). Geht eine Zahlung auf dem Vereinskonto ein, dann fügt der Schatzmeister nur noch das Datum der Zahlungseingänge und das Geldkonto hinzu (also Bank oder Kasse), und schon wird auf die einzelnen Konten wie Mitgliedsbeiträge, Pacht, Grundsteuer usw. verbucht.

Einige Vorarbeiten sind schon erforderlich
Logisch, dass dies einiger Vorarbeiten bedarf, denn auch ein Computer kann nicht von selbst alle Zusammenhänge erkennen. Zunächst benötigen wir für die Rechnungserstellung einen Kontenrahmen, natürlich auch für die Buchhaltung. Wie es das Wort schon zum Ausdruck bringt: ein „Rahmen“, der uns vorgibt, was wo verbucht werden kann. Dieser Kontenrahmen kann umfangreich oder auch klein und knapp gehalten werden. Selbstverständlich befindet sich ein Beispiel dazu in der KGV-Software. Diesen Kontenrahmen kann jeder nutzen (muss aber nicht) und diesen auf die Bedingungen des Vereines anpassen. Um diesen Kontenrahmen aufzurufen, sollte der erste Button von links (Vorgaben für die Buchhaltung) in der unteren Reihe genutzt werden. Auf der Karteikarte „Konten des Kontenrahmens“ werden alle vorhandenen Konten angezeigt. Hier gibt es vier Hauptgruppen: Vermögens-, Geld-, Einnahme- und Ausgabekonten.
Für die Rechnungserstellung sind zunächst die Einnahmekonten und beim Geldkonto die „Bank“ wichtig. Die Zeiten, als zur Mitgliederversammlung per Hand die Beiträge kassiert wurden, dürften sicherlich der Vergangenheit angehören – falls nicht, dann brauchen wir auch noch das Konto „Kasse“. Später werden für die Buchhaltung natürlich wesentlich mehr Konten benötigt, aber hier soll es im Moment einzig und allein um die Erstellung der Rechnung gehen. Die notwendigen Konten können jetzt über den nächsten Button „Kontenübersicht“ (zweiter von links) in die aktuelle Buchhaltung übernommen werden, so stehen diese gleichzeitig für die Rechnungserstellung zur Verfügung. In der ersten Reihe, dritter Button von links – „Kostenangaben“, können als nächstes Voreinstellungen getroffen werden, die generell für den jeweiligen Verein gelten. Dazu gehören der Umgang mit Verlusten bei Strom und Wasser. Sollen diese gleich für alle Mitglieder sein oder nach Verbrauch (wer viel verbraucht, zahlt mehr). Eine ganz andere Abrechnung wäre pauschal, jeder zahlt dasselbe (Verbrauch durch Anzahl der Mitglieder). Wie wird die Versicherung berechnet, Verzugszinsen usw.? Also alles, was einen generellen Charakter für alle Vereinsmitglieder hat, wird hier eingestellt.
Der nächste Schritt sind die Grundeinstellungen für die Rechnung selbst. Dazu benötigen wir den neunten Button von links (Vereine) in der ersten Zeile. Ein Doppelklick auf unseren Verein öffnet ein nächstes Fenster. In der Karteikarte „Abrechnung“ werden die entsprechenden Daten für das jeweilige Abrechnungsjahr eingegeben. Zunächst prüfen Sie, ob das aktuelle Rechnungsjahr eingestellt ist, ggf. kann es gleich hier aktualisiert werden. Auf der rechten Seite erfolgen die Einstellungen der Grundsteuer. Dabei ist zu beachten, dass bei „Parzellen“ die Laubengröße hinterlegt sein muss. Weiterhin müssen unter dem Button „Stammdaten“ (erste Reihe, zweiter Button von links) in der Karteikarte „Gemarkung“ die aktuellen Werte für die Hebesätze Grundsteuer A und B sowie die dazugehörigen Bodenwerte eingetragen sein. Bei „Laubenversicherung nur als Gesamtbetrag berechnen“ ist Folgendes zu beachten: Wird hier ein Häkchen gesetzt, erscheint auf der Rechnung eine Addition aller einzelnen Beträge der Laubenversicherung – also der Grundbetrag, die Höherversicherung der Laube und für den Inhalt – werden zusammengefasst. Die weiteren Angaben sind sicherlich für den Anwender verständlich.
Ändern sich Preise, wie z.B. Beiträge, Pacht oder Versicherungen, so müssen diese natürlich im jeweiligen Geschäftsjahr geändert werden. Dies sei am Beispiel der Laubenversicherung aufgezeigt. Im selben Fenster „Abrechnung“ befindet sich auch die Karteikarte „Laubenversicherung“. Ein Doppelklick im aktuellen Geschäftsjahr öffnet ein neues Fenster, wo die Einzelbeträge ausgewiesen sind. Hier werden die veränderten Beträge korrigiert und abgespeichert. Im Gegensatz zu den o.g. Werten werden sich die Angaben über den Wasser- und Stromverbrauch jährlich ändern. Aus diesem Grund müssen einmal der Anfangs- und Endstand der Wasseruhr und Elektro- Zähler eingegeben werden und ebenso die Einzelverbräuche der Kleingärtner. Zunächst die Hauptzähler, auch hier bei „Abrechnung“ in der Karteikarte „Wasser-“ und „Elektro- Hauptzähler“, hier sind die notwendigen Daten einzugeben. Dabei ist zu beachten, dass der Ablesezeitraum von Haupt- und Unterzähler nahezu identisch sein sollte.
Der nächste Schritt ist zu den Einzelablesungen. Hier benötigen wir das Fenster „Parzellenverwaltung“, im Startbildschirm dieser Software der elfte Button von links (Häuschen mit Garten) in der ersten Zeile. Auf der Karteikarte „Allgemein“ wird, sollten sie vorhanden sein, bei Wasser- und Stromanschluss ein Häkchen gesetzt. Sollte vom Programm nicht die Grundsteuer A und B berechnet werden, kann hier der Festbetrag eingetragen werden, ansonsten bleiben diese Felder leer. Nun geht es weiter zu den nächsten Karteikarten, „Wasser“ und „Elektro“, hier sind jeweils im oberen Bereich die Zähler der Parzelle einzutragen (es können auch mehrere sein), in den unteren Bereich jeweils die Zählerstände. Es besteht auch die Möglichkeit, die Eintragung mithilfe einer Excel- Liste einzupflegen.
Somit wurden alle Vorarbeiten für die Rechnungserstellung abgearbeitet. Mit Sicherheit erscheint dem Leser dies alles etwas sehr umfangreich. Der Anwender sollte jedoch bedenken, dass viele Zahlen nur einmal eingegeben werden und dass danach für die kommenden Jahre Vieles automatisch übernommen wird. Ändern braucht der Anwender nur noch dann etwas, wenn sich Preise ändern.

Lothar Fritzsch, Leiter AG „Neue Medien“