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Landesverband Sachsen der Kleingärtner e.V.

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03.11.2017 13:51

Landeserntedankfest

Sächsische Kleingärtner präsentierten sich beim 20. Landeserntedankfest 2017 in......[mehr]

24.11.2016 11:43

Landeswettbewerb 2017 ausgeschrieben

LfULG und LSK schreiben gemeinsamen Landeswettbewerb "Gärten in der Stadt" 2017......[mehr]

Serienbrieffunktion nutzen

Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss satzungsgemäß erfolgen. Eine Vielzahl der Vereine hat dazu beschlossen, dass dies schriftlich zu erfolgen hat. Auch ist es festgelegt, wie viele Tage oder Wochen vorher diese Einladung im Briefkasten des Mitglieds sein muss. Weiterhin bedarf es einer Tagesordnung, die wiederum alle zu fassenden Beschlüsse enthält. Dazu ist eine Serienbrieffunktion notwendig, die natürlich auch in unserer Software vorhanden ist und diese Punkte durchaus erfüllt. Vereinsarbeit bedeutet aber auch, bestimmte Anlässe zu nutzen, um den Mitgliedern zu danken oder Glückwünsche in vielfältiger Form zum Ausdruck zu bringen. Das können private Anlässe sein wie Geburtstage, Hochzeitstage o.ä., ebenso andere Anlässe wie der Jahreswechsel oder besondere Höhepunkte, die den Verein betreffen. In größeren Vereinen ist es aber auch oftmals notwendig, z.B. zu einem Arbeitseinsatz nur Gartenfreunde aus einem bestimmten Bereich einzuladen. All dem kann die KGV-Software mit ihrer Serienbrieffunktion, den Sortier- und Filtermöglichkeiten gerecht werden. Zum besseren Verständnis sind Beispiele wie Einladungen und Glückwunschschreiben bereits integriert. Voraussetzung ist jedoch, dass sich irgendeine Version des Textprogrammes „Word“ auf diesem PC befindet.
Beim Installieren der Software wird eine Datei im Verzeichnis C:/ KGV mit der Bezeichnung „SBVorlage.dot“ hinterlegt – eine Vorlage bzw. der Grundaufbau für einen Serienbrief. Dieser muss natürlich entsprechend auf die Bedienungen des Vereines angepasst werden. Das beginnt mit dem Vereinslogo über die Tagesordnung zur Mitgliederversammlung bis hin zu der vorbereiteten Anzahl von Unterschriften, die entsprechend der Satzung notwendig sind. Wichtig dabei ist, das Dokument rechtzeitig mit einem eigenen Namen und als Word-Vorlage abzuspeichern, da ansonsten das vorherige Dokument überschrieben wird.
Soll ein Serienbrief – egal ob Einladung oder Glückwunschschreiben – erstellt werden, geht der Anwender in den Bereich „Recherchen- Serienbriefe“. Hier befindet sich eine Vielzahl von Auswahlkriterien, die unterschiedlich genutzt werden können. Für eine Einladung zur Mitgliederversammlung – hierbei erhält jeder eine Einladung – bedarf es somit keiner weiteren Auswahl. Auf den Button „Suchen“, nun werden alle Vereinsmitglieder ausgewählt. Als nächstes den Button „Serienbrief“ anklicken, den bereits vorbereiteten Serienbrief suchen oder die Vorlage C:/KGV/SBVorlage.dot nutzen und diese entsprechend anpassen.
Sollen aber die „Geburtstagskinder“ ein Glückwunschschreiben erhalten, wird unter der Maske „Name“ der entsprechende Gartenfreund ausgewählt. Gibt es mehrere Gartenfreunde mit dem gleichen Namen, können die nicht benötigten Datensätze mit dem Button „Minuszeichen“ gelöscht werden. Gibt es noch weitere „Geburtstagskinder“, ist bei „Neue Recherche anhängen“ ein Häkchen zu setzen, ansonsten wird der vorherige Ausgesuchte wieder gelöscht. Die weiteren „Geburtstagskinder“ werden nun ausgewählt, über den Button „Serienbriefe“ das vorbereitete Glückwunschschreiben auswählen oder das Schreiben jetzt aus der SB-Vorlage erzeugen.

Lothar Fritzsch, Leiter AG „Neue Medien“