Corona-Pandemie bremst das normale Verbandsleben weiter aus
Briefwahl - Wissen was wichtig ist.
3 Min. Lesedauer
Die Corona-Pandemie zwingt uns an den heimischen Herd, und das öffentliche Leben ist stark eingeschränkt. Der Garten ist in der kalten Jahreszeit auch kein wirkliches Betätigungsfeld, obwohl der Schneemangel einiges möglich macht. Viele Vorstände und Ehrenamtliche nutzen die ruhige Zeit, einiges aufzuarbeiten und neue Projekte zu planen.
Das Kleingartenwesen hat schon viele schwere Zeiten überstanden, und wir erleben nicht die erste und nicht die letzte Situation, welche unsere Kreativität fordert. Es ging immer weiter – und dies wird auch jetzt so sein. Unsere Projekte laufen weiter, vielleicht mit Einschränkungen, aber es geht weiter! Aus jedem Tief sollte man gestärkt hervorgehen – und dies tun wir!
Herausforderungen im Jahr 2021
Zu den größten Herausforderungen 2021 wird die ordentliche Organisation des Vereinslebens werden – zumindest im ersten Halbjahr! Am 25. März 2020 hatte der Bundestag das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (COVID-19-Abmilderungsgesetz) beschlossen. Mit der Zustimmung des Bundesrates war das Gesetz am 1. April 2020 in Kraft getreten. Das Gesetz wurde seinerzeit gemäß Beschluss bis zum 31. Dezember 2020 beschränkt. Aufgrund der zum Ende des Jahres 2020 steigenden Fallzahlen der COVID-19-Pandemie wurde die Geltungsdauer bis zum 31. Dezember 2021 ausgedehnt.
Die Gesetzgebung versetzte uns in die Lage, dass Vorstände im Amt verbleiben können, auch wenn die Satzung eine Neuwahl vorschreibt. Der Sinn des Gesetzes war, die Vereine und Verbände handlungsfähig zu lassen und auf jede größere Versammlung verzichten zu können. Dies dürfte fürs Erste einmal vielen Vereinen weitergeholfen haben.
Aber zwei Jahre ohne Beschlüsse – das dürfte für viele Vereine schwer werden. Es hat sich teilweise ein regelrechter Beschlussstau entwickelt. Viele Vereine nutzten noch die Zeit bis Ende Oktober, in der eine Mitgliederversammlung mit Hygieneauflagen möglich war, und brachten wichtige Beschlüsse auf den Weg. Aber viele Dinge lassen sich nicht planen, so die Gesundheit von Vorstandsmitgliedern, eventuelle ungeplante nötige Investitionen und einiges mehr. Eine Mitgliederversammlung sollte in der gegenwärtigen Situation für solch einen Fall nicht die beste Lösung sein, da derjenige, der einlädt, auch die Verantwortung für die Gesundheit der Teilnehmer übernimmt. Die meisten Anfragen an den Landesverband gingen in der jüngeren Vergangenheit deshalb in Richtung der Briefwahl.
Die Briefwahl oder auch Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren ist mit der aktuellen gesetzlichen Regelung praktikabel geworden. Dieses Verfahren war bereits vor der Corona-Pandemie möglich, setzte jedoch die Teilnahme aller Mitglieder voraus. Dieser Umstand war weit entfernt von jeder Praxis. Die aktuelle Regelung ist einfacher geworden, aber dennoch nicht ganz ohne Hürden.
Wie gehen wir bei einer Briefwahl vor?
Das Anschreiben an die Mitglieder muss die zwingende Notwendigkeit des zu fassenden Beschlusses darlegen und sollte auf die gesetzlichen Bestimmungen verweisen. Der zu fassende Beschluss muss klar und verständlich erläutert sein. Weiterhin ist ein separater Stimmzettel zu jedem zu fassenden Beschluss beizufügen, welcher den zu fassenden Beschlussgegenstand darstellt sowie die möglichen Stimmen („Ja“ und „Nein“).
Beim Versenden ist zu beachten, dass jedes Vereinsmitglied beteiligt werden muss und, dies auch zu beweisen ist. Hierdurch können nicht unerhebliche Versandkosten für den Verein entstehen.
Für jeden schriftlich zu fassenden Beschluss muss der Beschlussgegenstand eindeutig formuliert und ein separater Stimmzettel beigelegt sein. Den Mitgliedern muss mindestens ein eindeutiger Weg für die Rücksendung der Stimmzettel mitgeteilt werden – beispielsweise mit der Post. Fotos: Grafik/Illustration: Kretzschmar, Norbert Staudt/Pixelio
Für die Rücksendung der Beschlussunterlagen muss den Mitgliedern mindestens ein eindeutiger Weg mitgeteilt werden, z.B. Brief, Fax oder E-Mail. Wichtig ist zudem, die Frist für die Abgabe festzulegen. Vom Gesetz nicht vorgeschrieben, aber zu empfehlen ist es, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Auszählung bekanntzugeben. Empfehlenswert ist es, die Revisoren an der Auszählung zu beteiligen – in der jetzigen Situation natürlich unter Beachtung der aktuellen Corona-SchutzVerordnung des Freistaates Sachsen und eventuell des zuständigen Landkreises. Die Briefwahl erhält ihre Gültigkeit, wenn 50 % der Mitglieder teilgenommen haben. Es ist selbstverständlich, den Mitgliedern das Ergebnis der Briefwahl mitzuteilen.
Diese Lockerungen können noch bis 31. Dezember 2021 angewendet werden. Wer diesen Weg nicht gehen möchte und auf eine klassische Mitgliederversammlung hofft , sollte diese in der zweiten Jahreshälfte 2021 ansiedeln. Auch die Räumlichkeiten sollten größer als üblich gewählt werden, da die Abstandsregeln sicherlich noch längere Zeit Bestand haben werden.
Immer, wenn es Ausnahmesituationen gibt oder wenn Angriffe gegenüber dem Verband oder dem Verein erfolgen, kommt die Satzung auf den Prüfstand. Es ist schwer, alle Eventualitäten vorauszusehen, und längst nicht alles ist in den Satzungen geregelt. Schwachstellen werden jedoch in derartigen Situationen wie derzeit am offensichtlichsten; auch deshalb werden unsere Satzungen Dauerbaustellen bleiben. Viele Satzungen der Vereine stammen noch aus den 1990er-Jahren und sind in den seltensten Fällen gegen interne Angriffe gewappnet. Wir können den Vereinen nur empfehlen, die Satzungen zu prüfen und im Fall, dass eine neue Satzung erforderlich ist, die Mustersatzung des Landesverbandes zu nutzen. Diese kann einfach über den zuständigen Verband abgefordert werden.
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